Polityka prywatności ZSE Smart
1. Postanowienia ogólne
Niniejszy dokument polityki prywatności (dalej: Polityka) dostarcza użytkownikom, którymi w szczególności są uczniowie, rodzice oraz inne osoby korzystające z ZSE Smart informacji na temat przetwarzania danych osobowych przez Zespół Szkół Elektronicznych im. Ignacego Domeyki z siedzibą w Bolesławcu (dalej: ZSE).
ZSE przywiązuje szczególną uwagę do poszanowania prywatności osób, których dane osobowe oraz inne informacje przetwarza w związku z korzystaniem przez te osoby z usług lub produktów oferowanych przez ZSE, w tym świadczonych drogą elektroniczną.
ZSE oferuje i dostarcza różne produkty i usługi, w związku z którymi przetwarzane są dane osobowe.
ZSE ceni prywatność wszystkich osób i chce dostarczyć im szczegółowych i zrozumiałych informacji na temat celów przetwarzania pozyskiwanych od tych osób danych osobowych lub innych dostarczanych informacji, zasad ich wykorzystywania i stosowanych środków ochrony w związku z korzystaniem przez te osoby z oferowanych im usług i produktów.
Przetwarzanie przez ZSE danych osobowych osób korzystających z szerokiego zakresu oferowanych produktów i usług w wielu przypadkach umożliwia instytucji dostosowanie ich do własnych spersonalizowanych potrzeb użytkowników, poprawę jakości świadczenia oraz pozwala na podzielenie się bogatym doświadczeniem i poprawia jakość zarządzania.
ZSE jest świadomy ryzyk związanych z przetwarzaniem danych osobowych należących do niektórych kategorii osób, takich jak dzieci i młodzież szkolna, dlatego zachowuje w zakresie przetwarzania danych osobowych należących do tej kategorii osób szczególną staranność i podwyższone wymogi bezpieczeństwa, przejawiające się przede wszystkim uzyskaniem wymaganych zgód na przetwarzanie danych od ich opiekunów prawnych i podnoszeniem świadomości osób odpowiedzialnych za ich prawidłowe przetwarzanie w ramach ZSE.
ZSE zobowiązuje się chronić prywatność użytkowników produktów i usług zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa.
Pokazujemy użytkownikom, że przetwarzamy dane osobowe uczciwie, rzetelnie oraz zgodnie z prawem, poprzez zachowanie przejrzystości w obszarze wykorzystywania tych danych oraz poprzez zapewnienie użytkownikom kontroli odnośnie ich danych osobowych. Staramy się przetwarzać dane osobowe w sposób dążący do osiągnięcia pełnego zaufania naszych użytkowników.
Niniejszy dokument określa podstawowe zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych, poszanowania prywatności i dóbr osobistych użytkowników produktów i usług.
Jeżeli ZSE zbiera dane osobowe i decyduje o celach i środkach ich przetwarzania, jest ich administratorem danych. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Zespół Szkół Elektronicznych w Bolesławcu, którego przedstawicielem jest Dyrektor ZSE w Bolesławcu.
ZSE przestrzega zasad ochrony prywatności użytkowników produktów oraz usług, w tym usług cyfrowych obejmujących w szczególności ich dane osobowe oraz dobra osobiste, określonych w obowiązujących w tym zakresie przepisach prawa.
Użytkownik, który nie akceptuje treści niniejszego dokumentu, nie powinien korzystać z usług i produktów świadczonych przez ZSE.
Postanowienia warunków świadczenia poszczególnych usług mogą opisywać w sposób odrębny zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników tych usług. Wówczas takie szczegółowe warunki mogą mieć nadrzędny lub uzupełniający charakter względem niniejszej Polityki.
Produkty i usługi ZSE mogą zawierać linki do stron internetowych innych podmiotów i oferowanych przez nie usług. Podmioty te mogą mieć własną politykę prywatności, z którą należy się zapoznać. ZSE nie ponosi odpowiedzialności za praktyki dotyczące prywatności, ani za produkty i usługi ww. stron trzecich.
2. Produkty
ZSE w ramach prowadzonej działalności dostarcza następujące kategorie usług i produktów, w tym produktów cyfrowych w związku z którymi wymagane jest przetwarzanie danych osobowych ich użytkowników:
- serwisy internetowe,
- inne produkty cyfrowe wykorzystywane przez użytkowników.
3. Zakres i cel przetwarzania danych osobowych
ZSE przetwarza dane osobowe wyłącznie dla określonych i zgodnych z prawem celów, głównie dla potrzeb umożliwienia użytkownikom korzystania z usług świadczonych drogą elektroniczną, rozwoju oferowanych produktów i do celów edukacyjnych. Dane osobowe zbierane są w zakresie koniecznym do osiągnięcia realizowanego celu.
Zakres i sposób zbieranych danych osobowych o użytkownikach różni się w zależności od produktu i usługi dostarczanej przez ZSE i celu do którego użytkownik wykorzystuje usługę lub produkt.
ZSE w celu świadczenia usług i dostawy produktów przetwarza następujące kategorie danych osobowych:
- dane kontaktowe,
- dane o posiadanych usługach i produktach,
- dane pozyskane w związku z odwiedzaniem stron internetowych i aplikacji ZSE,
- dane pochodzące z wypełnianych ankiet.
W przypadku produktów i usług zakres danych różni się w zależności od ich rodzaju lub funkcji, z jakich korzysta użytkownik oraz celu do jakiego dany produkt lub usługa są wykorzystywane. Sposób zbierania i zakres danych przedstawia się następująco:
- dane zbierane mogą być automatycznie podczas odwiedzin serwisów internetowych i mogą obejmować adres IP, nazwę domeny oraz informację o urządzeniu (typ przeglądarki internetowej, systemu operacyjnego, rozdzielczości ekranu),
- dane zbierane mogą być podczas rejestracji w serwisach internetowych i obejmują imię, nazwisko, numer telefonu stacjonarnego, nr telefonu komórkowego, adres poczty elektronicznej, login, hasło;
- dane zbierane przy korzystaniu z formularzy kontaktowych obejmują numer telefonu, imię, nazwisko, adres poczty elektronicznej.
ZSE może przetwarzać dane osobowe użytkowników usług świadczonych elektronicznie oraz produktów cyfrowych, w celach:
- sprawnego prowadzenia oraz funkcjonowania usług i produktów cyfrowych, w tym zbieranych automatycznie w toku ich użytkowania,
- rejestracji kont w przypadkach wymaganych w ramach usług i produktach cyfrowych,
- realizacji usług świadczonych drogą elektroniczną i dostarczania produktów cyfrowych,
- obsługi procesu rejestracji i logowania do konta użytkownika,
- identyfikacji i autoryzacji użytkownika,
- ewentualnego dochodzenia roszczeń,
- wyjaśniania okoliczności niedozwolonego korzystania z usług świadczonych drogą elektroniczną,
- tworzenia kopii i przechowywania danych.
ZSE oświadcza, że w każdym przypadku, w którym korzystanie z usługi lub produktu wymaga podania danych osobowych ich podanie jest dobrowolne, jednak konieczne w celu realizacji zamówienia i jego rozliczenia, świadczenia usługi elektronicznej lub dostarczenia produktu cyfrowego, w szczególności w przypadkach rejestracji użytkownika, założenia konta i zawarcia umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną zgodnie z postanowieniami Regulaminów świadczenia usług drogą elektroniczną określonych przez ZSE i dostępnych pod adresami internetowymi platform i serwisów.
ZSE w ramach świadczonych usług i produktów może dostarczać je bezpośrednio osobom fizycznym np. uczniom, rodzicom, nauczycielom, jako narzędzia służące tym osobom, stanowiące pomoc w trakcie korzystania z systemów firmy ZSE, a także do wykorzystywania w procesie edukacji, stanowiące pomoc w procesie edukacji i pozwalające usprawnić proces uczenia się. W takim przypadku ZSE jest odpowiedzialna za przetwarzanie danych osobowych tych użytkowników jako administrator danych.
ZSE informuje te osoby w jakim celu i zakresie będą przetwarzane ich dane oraz o przysługujących im prawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych.
W przypadku usług i produktów dostarczanych na potrzeby samorządów, szkół i przedszkoli, w szczególności oferowanych w modelu SaaS (Software as a service) administratorami danych przetwarzanych za ich pośrednictwem są odpowiednio samorządy, szkoły i przedszkola. ZSE może przetwarzać te dane wyłącznie na zasadzie powierzenia danych osobowych w zakresie i celu określonym w odrębnych umowach zawieranych z tymi podmiotami. ZSE może przetwarzać te dane wyłącznie w formie określonej w umowie powierzenia przez administratora tych danych, a w braku określenia formy wyłącznie w postaci zanonimizowanej, przy użyciu odpowiednich technik anonimizujących oraz w celu analizy statystycznej prowadzonej dla potrzeb użytkowników usług i produktów cyfrowych, w związku z ich rozwojem i ulepszeniem funkcjonalności.
ZSE może zbierać także dane na potrzeby użytkowników produktów i usług, w celu wskazania jak dostarczany produkt lub usługi są przez nich wykorzystywane. Głównie informacje o dostępie do zasobów, logowaniu, autoryzowanych wejściach.
4. Okres przetwarzania danych
ZSE przetwarza (przechowuje) dane osobowe nie dłużej niż jest to konieczne do realizacji celów, dla których je zgromadzono, chyba że obowiązujące przepisy prawa wymagają ich dłuższego przechowywania. Okresy przechowywania mogą różnić się w zależności od celu przetwarzania.
I tak:
- w celu realizacji umowy dane przetwarzane są przez okres jej realizacji oraz do upływu przedawnienia roszczeń z tego tytułu;
- w celu obsługi zgłoszonych zapytań za pomocą formularzy kontaktowych dane przetwarzane są przez okres 12 miesięcy od ich pozyskania;
- w celu obsługi wniesionej reklamacji dane przetwarzane są przez okres niezbędny do rozstrzygnięcia ewentualnego sporu;
- dane zebrane w związku z odwiedzaniem naszych stron i korzystaniem z aplikacji internetowych przetwarzane są przez okres do 12 miesięcy po ich pozyskaniu;
- dane znajdujące się w bazie użytkowników do celów analitycznych do czasu wniesienia sprzeciwu nie dłużej niż 5 lat.
Po upływie okresów przetwarzania dane osobowe są usuwane lub anonimizowane.
5. Podstawa prawna przetwarzania danych
ZSE przetwarza dane osobowe wg następujących przesłanek legalizacyjnych:
- zawarcie i wykonanie umowy: np. korzystanie z usług i produktów online po akceptacji warunków świadczenia tych usług. Podanie tych danych jest zawsze dobrowolne, ale niezbędne w celu zawarcia i realizacji umowy;
- wyrażona zgoda: np. przesyłanie zapytań za pomocą formularzy kontaktowych dostępnych na stronach internetowych. Podanie danych jest dobrowolne ale niezbędne do obsługi procesu odpowiedzi na zgłoszone pytanie;
- wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na ZSE: np. rozpatrywanie reklamacji, dokonanie rozliczeń finansowych;
- prawnie uzasadnione interesy ZSE: np. działania analityczne.
6. Przekazywanie danych
ZSE może powierzyć przetwarzanie danych osobowych podmiotom trzecim działającym w imieniu i na rzecz ZSE w związku z koniecznością świadczenia usługi na rzecz ZSE wymagającej przetwarzania danych osobowych. Powierzenie takie następuje w ramach zawieranych pisemnie umów powierzenia przetwarzania danych osobowych. ZSE gwarantuje, że dane powierzone w ten sposób będą przetwarzane przez ten podmiot wyłącznie w celu i zakresie określonym umową powierzenia, a podmiot ten będzie stosował środki techniczne i organizacyjne chroniące powierzone dane osobowe przed dostępem osób nieuprawnionych, przed ich utratą, zmianą lub zniszczeniem. Kategorie podmiotów trzecich którym przekazywane mogą być dane osobowe to w szczególności dostawcy usług IT, podmioty prowadzące działalność pocztową lub kurierską, drukarnie, podmioty prowadzące działalność doradczą, prawną konsultingową.
7. Prawa i obowiązki użytkowników
W każdym przypadku użytkownicy usług i produktów, dla których administratorem danych jest ZSE, mają prawo dostępu do swoich danych oraz ich poprawiania, żądania uzupełnienia, uaktualnienia, sprostowania danych, czasowego lub stałego wstrzymania ich przetwarzania lub ich usunięcia, jeżeli są one niekompletne, nieaktualne, nieprawdziwe albo zostały zebrane z naruszeniem prawa lub są już zbędne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane. Mają także prawo wniesienia pisemnego żądania zaprzestania przetwarzania ich danych, o ile ich dane przetwarzane są po ich uprzedniej zgodzie w celach innych niż w związku z umową lub przepisami prawa.
W niektórych produktach cyfrowych lub usługach elektronicznych użytkownicy mogą samodzielnie zmienić swoje dane (hasło i adres e-mail), logując się do danego serwisu internetowego lub platformy i dokonać tej zmiany poprzez funkcjonalności edycji profilu.
Realizacja praw może również odbywać się za pośrednictwem głównej strony internetowej ZSE https://www.nowa.zse.boleslawiec.pl z wykorzystaniem zakładki „Kontakt”. W przypadkach w których osoby nie dysponują dostępem do sieci Internet realizacji praw mogą dokonać w siedzibie ZSE lub przez zgłoszenie odpowiedniego żądania telefonicznie lub listownie.
Zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) użytkownikom przysługują następujące prawa:
a) prawo do wyrażenia oraz cofnięcia zgód na:
- przetwarzanie danych kontaktowych, tj. adresu e-mail, numeru telefonu w celu otrzymywania komunikacji marketingowej drogą elektroniczną na adres e-mail, numer sms, w drodze połączenia telefonicznego lub za pośrednictwem automatycznych urządzeń wywołujących;
wyrażenie albo cofnięcie zgody może nastąpić przez telefon: 75 649 45 60, za pośrednictwem korespondencji e-mail:
b) prawo do wniesienia:
- uzasadnionego sprzeciwu dotyczącego przetwarzania danych osobowych w ramach prawnie uzasadnionych interesów ZSE, z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją użytkownika;
c) prawo dostępu do danych, oraz uzyskania kopii danych podlegających przetwarzaniu, także w formie elektronicznej;
d) prawo do sprostowania (poprawienia) danych osobowych, jeśli dane użytkownika znajdujące się w posiadaniu ZSE są niedokładne lub niekompletne;
e) prawo do usunięcia danych, jeśli dane użytkownika nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane i nie ma podstaw do ich przetwarzania, np. na podstawie zgody użytkownika albo realizacji obowiązku prawnego;
f) prawo do przenoszenia danych udostępnionych w formacie do odczytu maszynowego, np. gdyby użytkownik chciał udostępnić je innemu dostawcy usług;
g) prawo ograniczenia przetwarzania danych w następujących przypadkach:
- jeżeli użytkownik ma zastrzeżenia co do prawidłowości swoich danych;
- jeżeli użytkownik uważa, że ZSE nie powinna przetwarzać jego danych, ale jednocześnie nie chce, aby zostały usunięte;
- jeżeli dane osobowe użytkownika nie są już potrzebne, natomiast użytkownik potrzebuje ich w związku z dochodzeniem roszczeń;
- jeżeli użytkownik wyraził sprzeciw wobec przetwarzania swoich danych, a obowiązkiem ZSE jest sprawdzenie, czy można dalej dane przetwarzać.
Ze swoich uprawnień użytkownik może skorzystać poprzez złożenie odpowiedniego żądania w siedzibie ZSE, za pośrednictwem poczty tradycyjnej, elektronicznej, dzwoniąc do sekretariatu.
ZSE w terminie miesiąca od otrzymania dyspozycji – udzieli informacji o działaniach podjętych w związku z żądaniem. W razie potrzeby termin realizacji żądania może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę zgłoszonych żądań.
W celu realizacji żądania użytkownika, ZSE jest uprawniona do weryfikacji tożsamości użytkownika, aby jego dane nie trafiły do nieuprawnionej osoby.
Jeżeli żądanie użytkownika okazałoby się ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne, w szczególności ze względu na ustawiczny charakter, ZSE może odmówić podjęcia działań w związku z żądaniem.
8. Prawa i obowiązki ZSE
ZSE zastrzega sobie prawo ujawnienia wybranych informacji dotyczących użytkownika właściwym organom administracji publicznej, bądź osobom trzecim, które zgłoszą żądanie udzielenia takich informacji, w oparciu o odpowiednią podstawę prawną, zgodnie z przepisami obowiązującego prawa, w szczególności w przypadkach stwierdzenia naruszenia prawa lub dochodzenia roszczeń w związku z naruszeniem przepisów prawa.
ZSE oświadcza, że w każdym przypadku, w którym wystąpi konieczność powierzenia przetwarzania danych w celu realizacji na rzecz ZSE usługi hostingu, administracji, utrzymywania oraz zarządzania usługami lub produktami, powierzenie przetwarzania danych osobowych użytkowników lub innych danych, o których mowa w Polityce Prywatności, będzie miało miejsce na podstawie pisemnej umowy zawartej zgodnie z art. 28 RODO.
9. Profilowanie użytkowników
Profilowanie co do zasady nie jest stosowane w ZSE Smart. Jednakże w przypadku profilowania użytkownik zostanie o tym poinformowany i będzie miał możliwość zgłoszenia sprzeciwu/braku zgody.
ZSE nie stosuje mechanizmów, w tym profilowania, polegających na zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji.
10. Działania analityczne
ZSE łączy dane z informacjami o innych użytkownikach na potrzeby sporządzania analiz i raportów, dzięki którym może optymalizować usługi. Informacje pozwalają na lepsze dopasowanie oferowanych usług do potrzeb użytkowników, podejmowanie decyzji dotyczących rozwoju oferty oraz stałe usprawnianie procesów obsługowych.
W tym celu wykorzystujemy dane pochodzące ze stron internetowych, informacje z dokonanych zakupów, informacje o posiadanych usługach, informacje z pozyskanych ankiet.
Dane przetwarzamy w prawnie uzasadnionym interesie ZSE i czas przechowywania tych danych jest zgodny z wewnętrzną procedurą retencji danych, chyba że wcześniej użytkownik zgłosi sprzeciw, w sposób określony w pkt 7 polityki. Jednak czas ten nigdy nie jest dłuższy niż czas określony w pkt. 4.
11. Prawa autorskie
Prawa autorskie do produktów cyfrowych oraz wszelkich prezentowanych w materiałów pisemnych i graficznych dostarczanych w ramach usług lub produktów cyfrowych należą do ZSE, o ile nie zostaną oznaczone inaczej.
ZSE zezwala na kopiowanie prezentowanych materiałów pisemnych i graficznych wyłącznie w celach prywatnych do użytku własnego lub na zasadzie określonej w licencji udzielanej na podstawie odrębnie zawieranej umowy.
Kopiowanie w celach komercyjnych lub nieprywatnych i rozpowszechnianie jakąkolwiek metodą znaną technice w części lub całości, w tym zamieszczonych w nim materiałów pisemnych i graficznych, jest zabronione, chyba że zostało inaczej uzgodnione z ZSE. Rozpowszechnianie i korzystanie z takich materiałów jakąkolwiek metodą jest chronione Ustawą z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych i musi być wcześniej uzgodnione z ZSE.
Wykorzystywanie materiałów objętych prawem autorskim bez zgody autora albo niezgodnie z powyższymi postanowieniami jest naruszeniem prawa autorskiego.
12. Zmiany w dokumencie Polityki prywatności
ZSE zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki prywatności w każdym czasie przez opublikowanie nowej polityki prywatności w używanych w tym celu kanałach informacyjnych. W razie dodatkowych pytań dotyczących ochrony prywatności, prosimy uprzejmie o kontakt za pośrednictwem korespondencji e-mail:
Wprowadzenie zmian do Polityki prywatności nie będzie miało wpływu na fakt, że ZSE w żadnym przypadku nie udostępnia i nie sprzedaje posiadanych danych osobowych użytkowników.
Niniejsza Polityka wchodzi w życie z dniem 2 maja 2025 r.
13. Zabezpieczenie danych
ZSE stosuje środki techniczne i organizacyjne w celu zabezpieczenia przetwarzanych danych osobowych odpowiednie do zagrożeń oraz kategorii przetwarzanych danych osobowych objętych ochroną, a w szczególności zabezpiecza dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem przepisów oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
ZSE realizuje zabezpieczenia odpowiednie do wyników analizy ryzyka prowadzonej w zakresie poufności, integralności i dostępności danych osobowych oraz z uwzględnieniem wymogów określonych w art. 32 RODO.
Bazy danych gromadzone przez ZSE są zabezpieczone przed nieuprawnionym dostępem zabezpieczeniami systemowymi, fizycznymi i organizacyjnymi zgodnie z przyjętą i aktualnie obowiązującą w tym zakresie polityką bezpieczeństwa.
ZSE oświadcza, iż dokłada należytej staranności, aby zapewnić użytkownikom wysoki poziom bezpieczeństwa w zakresie korzystania z produktów i usług cyfrowych. Wszelkie zdarzenia mające wpływ na bezpieczeństwo przekazu informacji, danych, w tym również dotyczące podejrzenia udostępniania plików zawierających wirusy i innych plików o podobnym charakterze lub innych aniżeli pliki mechanizmów destrukcyjnych należy zgłaszać ZSE telefonicznie: 75 649 45 60 lub mailowo:
ZSE wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. W celu kierowania pytań, uwag i wniosków dotyczących danych osobowych należy kontaktować się pod adresem e-mail:
14. Prawo do wniesienia skargi
Każdej osobie, która uważa, że przetwarzanie danych przez ZSE narusza przepisy prawa, przysługuje prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
